Ako vodite trucking kompaniju u Čikagu ili bilo gde u Americi, verovatno vam je poznata ova slika: loadove bukirate preko brokera, rate con stiže na mejl, dispečer radi iz Srbije dok je u Čikagu noć, a obračun za owner-operatore se svake nedelje sklapa u Excelu. Sve to radi, dok kompanija ne naraste. Posle dvadesetak kamiona, Excel, Viber i pet različitih programa počnu da koštaju više nego što štede.
Ovaj vodič je za vlasnike i menadžere srpskih i balkanskih trucking kompanija koji razmišljaju o TMS-u (Transportation Management System), ili žele da zamene onaj koji već imaju.
Šta je TMS i kada vam zaista treba
TMS je program u kome živi cela kompanija: loadovi, dispeč, vozači, kamioni i prikolice, dokumenta, naplata, factoring i obračuni. Umesto da se ista informacija kuca tri puta (u Excel, u mejl brokeru i u poruku vozaču), unese se jednom i svi je vide.
Znak da vam treba TMS:
- Ne možete za minut da kažete koliko je koji kamion zaradio prošlog meseca.
- Obračun za owner-operatore traje pola dana i svake nedelje neko pronađe grešku.
- Kada dispečer ode na odmor, niko ne zna gde su njegovi kamioni i šta je dogovoreno sa brokerom.
- Rate conove neko ručno prekucava, pa se greške u ceni ili broju loada vide tek na fakturi.
- Dokumenta su razbacana po mejlovima, Google Drive-u i telefonima vozača.
Dispečeri u Srbiji, kamioni u Americi
Mnoge srpske kompanije imaju dispečere, knjigovodstvo ili safety u Srbiji, Bosni ili Crnoj Gori. Srbija je veći deo godine sedam sati ispred Čikaga, a nekoliko nedelja u martu i na kraju oktobra šest, jer Amerika i Evropa ne pomeraju sat istog dana. Dispečer koji pokriva američki dan radi od ranog popodneva do kasno u noć.
Da bi to radilo bez grešaka, TMS mora da:
- Prikazuje vreme pickupa i delivery-ja po lokalnom vremenu objekta, tačno kako piše na rate conu, da niko ne preračunava sate u glavi.
- Čuva beleške, promene statusa i dokumenta uz sam load, da jutarnja smena u Čikagu nastavi tamo gde je noćna u Srbiji stala.
- Pokazuje gde je kamion i da li stiže na vreme, bez zvanja vozača. U Ella TMS-u dispečerska tabla prikazuje poziciju kamiona, koliko je milja i sati vožnje ostalo i da li je load na vreme, rizičan ili kasni.
- Beleži ko je šta promenio i kada, da se pogrešna cena ili promenjen termin pronađu za minut.
- Daje svakom korisniku samo ono što mu treba: dispečer vidi svoje kamione, knjigovodstvo vidi naplatu.
Owner-operatori i nedeljni obračun
Owner-operator ostaje u kompaniji koja ga plaća tačno i na vreme. Nedeljni obračun (settlement) je zato najosetljiviji papir koji kompanija pravi: zarada po loadu, minus gorivo, osiguranje, rent prikolice, ELD, escrow i avansi, plus refundacije.
Dobar TMS pravi taj obračun sam, iz loadova, uvezenih transakcija sa fuel kartica i ponavljajućih odbitaka, šalje ga vozaču mejlom ili kroz aplikaciju i čuva dokaz da je poslat. Kada vozač pita za neku stavku, otvorite load i odbitak, umesto da tražite po porukama.
Koliko košta TMS: pretplata po kamionu ili sopstveni sistem
Većina TMS programa se plaća mesečno, po kamionu ili po korisniku. Na primer, uz cenu od 30 dolara po kamionu mesečno, flota od 50 kamiona plaća 18.000 dolara godišnje, svake godine, i plaća više čim doda kamione. Podaci pri tom ostaju na serverima prodavca.
Ella radi drugačije: osnovni sistem se plaća jednom, 17.000 dolara, i vaš je: kod, baza i sve u njoj. Baza i AI servisi rade na nalozima vaše kompanije i plaćate ih direktno provajderima, a od nas nema mesečne naknade po kamionu ili korisniku. Prva tri meseca podrške su uključena, a posle je podrška opcionalna. Detaljno poređenje imate u tekstu pretplata po kamionu ili sopstveni TMS (na engleskom), a cene na stranici Pricing.
Prelazak sa Excela ili drugog TMS-a
Najveći strah kod promene programa je istorija: stari loadovi, brokeri, vozači i obračuni. Ella prenosi prve tri godine istorije besplatno, bilo da su u Excelu ili u drugom TMS-u. Osnovni sistem se podešava u prvih 30 dana, a zatim se jedno po jedno odeljenje (dispeč, safety, knjigovodstvo) uvodi u rad.
Šta dobijate u Ella TMS-u
- Sistem sa imenom i logom vaše kompanije, napravljen po vašem načinu rada.
- Dispečersku tablu sa nedeljom svakog vozača, po dispečerima, i statusom loada uživo.
- AI Load Con: ubacite rate con, a AI sam napravi load sa stopovima, terminima i cenom.
- Nedeljne obračune za vozače i owner-operatore, sa odbicima, kreditima i dokazom slanja.
- ELD povezan besplatno, plus GPS, fuel kartice i factoring.
- Safety, održavanje, gorivo, putarine, dokumenta i izveštaje na jednom mestu.
- Opciono: aplikaciju za vozače pod imenom vaše kompanije, Gmail u TMS-u, IFTA obračun i pretragu svih load boardova odjednom.
Česta pitanja
Da li je Ella samo za srpske kompanije?
Ne. Ella je za svaku američku trucking kompaniju sa 20 ili više kamiona. Program je na engleskom, kao i papiri koje šaljete brokerima, a tim može da vam pomogne na srpskom.
Mogu li dispečeri iz Srbije da rade u sistemu?
Mogu. Ella radi u browseru, pa se tim prijavljuje odakle god radi. Svaki korisnik ima ulogu koja određuje šta vidi i šta sme da menja, a svaka promena se beleži.
Da li plaćamo više kada dodamo kamione?
Ne. Sistem se plaća jednom i vaš je. Baza i AI se plaćaju direktno provajderima na kartici vaše kompanije, bez naknade po kamionu ili korisniku od nas.
Koliko traje uvođenje?
Ceo projekat traje tri meseca: osnovni sistem u prvih 30 dana, a zatim se uvodi odeljenje po odeljenje. Prve tri godine istorije prenosimo besplatno.